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Notes de frais

Les notes de frais se gèrent depuis le centre de validation (/validations, page « Demandes à valider »). Il n'existe pas d'écran dédié aux notes de frais : elles y côtoient les demandes de congés, d'heures supplémentaires et d'acomptes.

Page Demandes à valider avec le bouton Soumettre une note de frais en haut de la page et les compteurs de demandesPage Demandes à valider avec le bouton Soumettre une note de frais en haut de la page et les compteurs de demandes

Soumettre une note de frais​

  1. Ouvrez la page Demandes à valider (/validations).
  2. Cliquez sur Soumettre une note de frais (bouton vert avec l'icône reçu, en haut de page).
  3. Renseignez le formulaire :
    • Montant (XOF) : le montant de la dépense en francs CFA (par exemple 25 000).
    • Catégorie : Transport, Carburant, Hébergement, Restauration, Fournitures, Télécom ou Autre.
    • Date de la dépense : au format JJ/MM/AAAA (la date du jour est proposée par défaut).
    • Description : l'objet de la dépense (par exemple « taxi client », « repas mission »).
    • Justificatif (facultatif) : joignez la photo ou le scan du reçu.
  4. Validez. La note de frais est créée à votre nom et apparaît dans la liste des demandes avec le statut « En attente ».

Modale Soumettre une note de frais avec les champs montant en XOF, catégorie, date de la dépense, description et justificatifModale Soumettre une note de frais avec les champs montant en XOF, catégorie, date de la dépense, description et justificatif

Approuver ou rejeter une note de frais​

Si vous avez un rôle de validation (manager, RH, administrateur), les notes de frais de votre équipe apparaissent dans la liste des demandes, filtrables par type « Note de frais » :

  1. Ouvrez la demande pour consulter le détail (montant, catégorie, description, justificatif).
  2. Cliquez sur Approuver ou Rejeter.

L'autorisation est vérifiée côté serveur : un utilisateur sans droit de validation ne peut pas approuver une note de frais, même en accédant à la page.

Suivre vos notes de frais​

Le bas de la page « Demandes à valider » présente une répartition par type de demande. La carte Notes de frais affiche le total, ainsi que le nombre de demandes en attente, approuvées et rejetées.

Remboursement​

Le déclenchement du remboursement d'une note de frais approuvée depuis l'interface Bientôt n'est pas encore disponible. Une fois la note approuvée, le remboursement est traité en dehors de cet écran selon le circuit interne de votre entreprise.

Voir aussi​

  • Validations : le centre de validation qui héberge les notes de frais et les autres demandes (congés, heures supplémentaires, acomptes).
  • La section Paie pour l'impact des remboursements de frais sur la paie.