Cycle de paie
Un cycle de paie couvre une période (en général le mois), une date de paiement et les éléments variables à inclure. Il progresse par étapes : calcul des salaires, validation, approbation, puis finalisation. Une fois finalisé, le cycle est immuable.
Créer un nouveau cycle
- Ouvrez Paie > Tâches du mois.
- Si aucun cycle n'est en cours, cliquez sur Créer un nouveau cycle. Vous arrivez sur la page Nouveau cycle de paie.
- Renseignez la période :
- Début de période et Fin de période (obligatoires). La fin doit être postérieure ou égale au début.
- Date de paiement (obligatoire).
- Choisissez la Fréquence : Mensuelle, Bi-mensuelle ou Hebdomadaire.
- Choisissez le Type de cycle : Régulier, Prime, 13e mois, Correction, Avance ou Spécial.
- Ajoutez si besoin une Description, par exemple « Paie du mois de juin 2026 ».
- Cochez les Éléments à inclure : heures supplémentaires, primes, déductions. Les trois sont inclus par défaut.
- Cliquez sur Créer le cycle.
Un message « Cycle de paie créé avec succès » confirme la création et vous ramène aux Tâches du mois pour piloter la suite.
Formulaire Nouveau cycle de paie rempli avec la période, la date de paiement, la fréquence, le type de cycle et les éléments à inclure
Les statuts du cycle
Le statut du cycle est affiché sur la page de clôture, sous forme de badge :
| Statut affiché | Signification |
|---|---|
| Ouverte | Le cycle est créé, le calcul n'a pas commencé |
| En vérification | Les salaires sont en cours de calcul ou de vérification |
| Validée | Le cycle est validé ou approuvé, prêt à être clôturé |
| Clôturée | Les bulletins sont générés et les virements préparés |
| Archivée | Le cycle est suspendu et conservé pour consultation |
| Échouée | Le calcul a rencontré des erreurs bloquantes |
| Annulée | Le cycle a été annulé |
En interne, le moteur de paie suit une machine à états plus fine (brouillon, calcul en cours, calculé, validé, en attente d'approbation, approuvé, génération des bulletins, préparation des virements, traité, terminé, etc.). Les badges ci-dessus en sont la lecture simplifiée.
De la préparation à la finalisation
- Calcul : PaieNova calcule le salaire de chaque employé (brut, cotisations, ITS, net) selon les éléments inclus. La progression est visible employé par employé.
- Vérification : contrôlez les bulletins et corrigez les erreurs. Voir Bulletins de salaire.
- Approbation : une personne habilitée approuve le cycle. Le nom de l'approbateur et la date sont tracés et visibles dans l'historique des clôtures.
- Finalisation : la clôture déclenche la génération des bulletins définitifs et la préparation des virements. Cette action est irréversible. Voir Vérifications et clôture.
Séparation des tâches
Les droits sont séparés entre préparation et approbation : la personne qui saisit les variables et prépare la paie n'est pas celle qui approuve et finalise. Concrètement :
- La validation bulletin par bulletin est réservée à des rôles RH, comptabilité et finance. Le propriétaire du compte en est exclu : il approuve le cycle globalement, il ne valide pas les bulletins un à un.
- L'approbation et la finalisation du cycle sont contrôlées côté serveur selon votre rôle. Sans le droit requis, l'action est refusée.
Le détail des rôles et permissions se configure dans Administration.
Modifier un cycle en cours
Tant que le cycle n'est pas finalisé, vous pouvez modifier son nom, sa description, sa date de paiement et les éléments inclus depuis le panneau de modification de la page de clôture (icône crayon). Après finalisation, le cycle devient immuable.
Bon à savoir
- Un seul cycle actif est suivi à la fois par les Tâches du mois : terminez ou annulez le cycle en cours avant d'en piloter un nouveau.
- Les montants sont exprimés en FCFA, par exemple « 1 500 000 FCFA ».
- Les cotisations et l'impôt sont calculés selon les barèmes officiels en vigueur : référez-vous à impots.bj et cnss.bj pour les textes applicables.